№141602 РОСКОМНАДЗОР
Пн-Вс с 09-00 до 21-00
+7 (495) 640-39-78Пн-Вс с 09-00 до 21-00
+7 (812) 647-06-68Если вы решили открыть сервис по доставке цветов, подарков, службу такси или транспортную компанию, то вам нужно решить целый ряд организационных вопросов.
Один из них – учет горючих и смазочных материалов (ГСМ). От этого напрямую зависит доход предприятия.
Как оптимизировать расход топлива, чтобы выйти в плюс, читайте ниже.
Главная проблема – хищения со стороны персонала. Ситуация, когда водители, менеджеры и диспетчеры «подрабатывают» на продаже слитого топлива, встречается сегодня в каждой третьей компании!
Установите контроль ГСМ на предприятии и проверьте, точно ли топливо «испаряется». Не исключено, что сотрудник работают сверхурочно, и расход топлива имеет объяснимые причины.
Обратите внимание на следующие подразделения:
Еще один способ обмануть руководство – «накрутить» одометр. А на разницу между фактическим и «накрученным» километражем топливо используется «для себя».
Оставив все, как есть, вы обречете себя на значительные лишние расходы. Но есть несколько способов изменить ситуацию.
Прежде чем внедрить один из них, оцените:
Затем выбирайте подходящий вариант, с которым вы точно останетесь в выигрыше.
Первый метод – установка специального оборудования, фиксирующего передвижение транспорта. Это навигаторы с программами GPS или ГЛОНАСС. Они замеряют, сколько километров проехал автомобиль в течение дня, записывают его маршрут.
«Система контроля» монтируется в салоне авто. Отслеживать информацию о передвижении служебной машины можно по электронной карте.
Этот способ подойдет организациям, ограниченным в финансах. Вы потратитесь только на покупку навигатора.
Но учтите, что и у этого метода контроля ГСМ есть недостатки:
Если вас не смущают подобные недочеты, тогда приобретайте навигатор и устанавливайте его на служебных автомобилях.
Альтернатива – покупка оборудования, фиксирующего уровень бензина в баке при помощи штатных датчиков.
Затраты на установку изначально будут высокими, но зато вы точно будете знать, какой расход топлива у каждого сотрудника. На основе этих данных можно вывести норму по ГСМ. Этот метод подойдет для небольших организаций, имеющих собственный автопарк.
Третий способ – установка специального оборудования, включающего в себя датчики давления, температуры и расхода топлива.
Благодаря этим устройствам вы получите точные данные, причем в готовых графиках и диаграммах. На их основе можно формировать бюджет на покупку ГСМ на любой период времени с учетом:
Их единственный недостаток – высокая цена. Но говорят, что они окупаются за три-четыре месяца и точно помогают оптимизировать бюджет на покупку ГСМ, устранить нелегальный расход топлива на предприятии.
Если ваша цель – прибыль, тогда стоит внедрить программу контроля топлива как можно быстрее. Благодаря ней вы сможете:
Используя эту информацию, вы не только сократите затраты, но и пересмотрите работу компании. Вы сделаете ее более результативной и прибыльной.
Но есть и плохие новости – будьте готовы к протесту. Такая ситуация может возмутить бухгалтеров, менеджеров, водителей. Причем даже тех, кто не был замешан в воровстве топлива или его списании.
Свыкнуться с новыми правилами работы всегда непросто. Для любого сотрудника нововведение – стресс, и первая реакция – протест. Но со временем специалисты поймут, зачем это было сделано, и согласятся, а недовольными останутся только те, кто потерял возможность красть.
Первый шаг – навести порядок в бухгалтерии. Нужно понимать, какой объем топлива закупается каждый месяц и сколько ГСМ расходуется. Проверить эту информацию легче по расчетным ведомостям.
Чтобы ускорить этот процесс, можно вносить данные, полученные с навигатора, в систему бухгалтерского учета 1С.
Сделав это, вы решите ряд важных задач:
Чтобы эта система «заработала», необходимы два условия: 1) достоверная информация; 2) своевременные отчеты о расходе топлива в течение дня, недели, месяца.
Следующий шаг – подготовка пакета документов, подтверждающего, что компания занимается транспортировкой товара или перевозкой людей. В пакет входят и путевые листы, и товарные чеки, и накладные.
В этом пункте есть важный момент. В документах нужно указывать марку автомобиля, год выпуска, пробег, расход топлива на 100 км. От этого зависит расчет ГСМ.
Например, авто 2006-го года выпуска с неисправным двигателем будет потреблять больше топлива, чем иномарка 2019-го. Модели нового поколения имеют более экономный расход топлива.
Примите во внимание и технические параметры транспортного средства, от которых зависит, какой объем горючего необходим для выезда.
Что касается того, куда вписывать расходы на покупку топлива, то эти данные фиксируются в:
а) ведомостях, предназначенных для материальных затрат предприятия;
б) документах, регламентирующих дополнительные траты.
В бумаги вписывается фактическая сумма затрат на покупку ГСМ.
Бесплатный тест системы мониторинга предоставляется при условии последующего заключения договора на установку не менее 5 трекеров. Период прохождения теста 7-10 рабочих дней. Установка бесплатная.