Учет расхода топлива и ГСМ в организациях и на предприятиях

Если вы решили открыть сервис по доставке цветов, подарков, службу такси или транспортную компанию, то вам нужно решить целый ряд организационных вопросов.

Один из них – учет горючих и смазочных материалов (ГСМ). От этого напрямую зависит доход предприятия.

Как оптимизировать расход топлива, чтобы выйти в плюс, читайте ниже.

Зачем нужен учет ГСМ

Главная проблема – хищения со стороны персонала. Ситуация, когда водители, менеджеры и диспетчеры «подрабатывают» на продаже слитого топлива, встречается сегодня в каждой третьей компании!

Установите контроль ГСМ на предприятии и проверьте, точно ли топливо «испаряется». Не исключено, что сотрудник работают сверхурочно, и расход топлива имеет объяснимые причины.

Обратите внимание на следующие подразделения:

бухгалтерия: уточните, сколько бензина расходуется в течение месяца. Сверьте показания на одометрах автомобилей и в бухгалтерских ведомостях. Нередко в учет вписываются данные с чеков, которые не имеют отношения к вашему предприятию. Выходит, что вы оплачиваете чужие расходы;
автопарк: если в конце дня у водителя остается топливо, то он обязан отчитаться об этом. Но так происходит не всегда. Некоторые водители «сливают» горючее. Они заправляют личный автомобиль. Используйте скрытые камеры, чтобы установить факт хищения. Введите правило: делать отчет в конце рабочего дня о наличии топлива в бензобаке;
менеджмент: этот отдел следит за тем, сколько выездов выполняет водитель. Он заполняет путевые листы после каждого рейса. Но бывает, что сотрудник по бумагам выходит на дополнительные задания, а по факту это поездка в личных целях.

Еще один способ обмануть руководство – «накрутить» одометр. А на разницу между фактическим и «накрученным» километражем топливо используется «для себя».

Как установить контроль над расходом топлива

Оставив все, как есть, вы обречете себя на значительные лишние расходы. Но есть несколько способов изменить ситуацию.

Прежде чем внедрить один из них, оцените:

масштабы компании;
принципы организации труда;
подход к контролю над расходом топлива.

Затем выбирайте подходящий вариант, с которым вы точно останетесь в выигрыше.

Первый метод – установка специального оборудования, фиксирующего передвижение транспорта. Это навигаторы с программами GPS или ГЛОНАСС. Они замеряют, сколько километров проехал автомобиль в течение дня, записывают его маршрут.

«Система контроля» монтируется в салоне авто. Отслеживать информацию о передвижении служебной машины можно по электронной карте.

Этот способ подойдет организациям, ограниченным в финансах. Вы потратитесь только на покупку навигатора.

Но учтите, что и у этого метода контроля ГСМ есть недостатки:

) Навигатор рассчитывает расход топлива по определенной формуле. И чаще всего она не включает в себя ни передвижение в пробках, ни прогрев машины. А на эти процедуры также требуется горючее;
) Она подходит только автомобилям. Установив навигатор на трактор или бетономешалку, вы получите недостоверные данные;
) Системы GPS и ГЛОНАСС могут отключаться на некоторых участках, где слабый сигнал. В итоге в маршруте возникают «пробелы».

Если вас не смущают подобные недочеты, тогда приобретайте навигатор и устанавливайте его на служебных автомобилях.

Альтернатива – покупка оборудования, фиксирующего уровень бензина в баке при помощи штатных датчиков.

Затраты на установку изначально будут высокими, но зато вы точно будете знать, какой расход топлива у каждого сотрудника. На основе этих данных можно вывести норму по ГСМ. Этот метод подойдет для небольших организаций, имеющих собственный автопарк.

Третий способ – установка специального оборудования, включающего в себя датчики давления, температуры и расхода топлива.

Благодаря этим устройствам вы получите точные данные, причем в готовых графиках и диаграммах. На их основе можно формировать бюджет на покупку ГСМ на любой период времени с учетом:

количества машин;
трудовой нормы;
внеплановых выездов.

Их единственный недостаток – высокая цена. Но говорят, что они окупаются за три-четыре месяца и точно помогают оптимизировать бюджет на покупку ГСМ, устранить нелегальный расход топлива на предприятии.

Почему стоит внедрить систему контроля над расходом ГСМ

Если ваша цель – прибыль, тогда стоит внедрить программу контроля топлива как можно быстрее. Благодаря ней вы сможете:

сократить затраты на покупку бензина для служебного автопарка;
устранить воровство и любые предпосылки к нему;
пересмотреть график выездов или вызовов, чтобы оптимизировать расход ГСМ;
отменить рейсы, совершаемые без особой надобности;
получить данные о том, где находится автомобиль в данный момент;
сформировать подробный отчет о работе организации.

Используя эту информацию, вы не только сократите затраты, но и пересмотрите работу компании. Вы сделаете ее более результативной и прибыльной.

Но есть и плохие новости – будьте готовы к протесту. Такая ситуация может возмутить бухгалтеров, менеджеров, водителей. Причем даже тех, кто не был замешан в воровстве топлива или его списании.

Свыкнуться с новыми правилами работы всегда непросто. Для любого сотрудника нововведение – стресс, и первая реакция – протест. Но со временем специалисты поймут, зачем это было сделано, и согласятся, а недовольными останутся только те, кто потерял возможность красть.

С чего начать работу с системой контроля ГСМ

Первый шаг – навести порядок в бухгалтерии. Нужно понимать, какой объем топлива закупается каждый месяц и сколько ГСМ расходуется. Проверить эту информацию легче по расчетным ведомостям.

Чтобы ускорить этот процесс, можно вносить данные, полученные с навигатора, в систему бухгалтерского учета 1С.

Сделав это, вы решите ряд важных задач:

введете новые правила списания – после получения фактических показателей;
сравните информацию о плане работ, расходах ГСМ, передвижении автомобиля за разные периоды времени;
зафиксируете остатки топлива после рабочей смены на основе информации о километраже на одометре;
получите учет выполненной работы всех сотрудников предприятия.

Чтобы эта система «заработала», необходимы два условия: 1) достоверная информация; 2) своевременные отчеты о расходе топлива в течение дня, недели, месяца.

Следующий шаг – подготовка пакета документов, подтверждающего, что компания занимается транспортировкой товара или перевозкой людей. В пакет входят и путевые листы, и товарные чеки, и накладные.

В этом пункте есть важный момент. В документах нужно указывать марку автомобиля, год выпуска, пробег, расход топлива на 100 км. От этого зависит расчет ГСМ.

Например, авто 2006-го года выпуска с неисправным двигателем будет потреблять больше топлива, чем иномарка 2019-го. Модели нового поколения имеют более экономный расход топлива.

Примите во внимание и технические параметры транспортного средства, от которых зависит, какой объем горючего необходим для выезда.

Что касается того, куда вписывать расходы на покупку топлива, то эти данные фиксируются в:

а) ведомостях, предназначенных для материальных затрат предприятия;

б) документах, регламентирующих дополнительные траты.

В бумаги вписывается фактическая сумма затрат на покупку ГСМ.

Выводы

) Ведение учета за расходом ГСМ – важное дело для развития бизнеса. От этого зависит, получится ли у вас избежать чрезмерных расходов.
) После изменения системы учета топлива вы устраните воровство со стороны водителей и халатность со стороны менеджеров, бухгалтеров. Все затраты на покупку ГСМ будут под контролем. Затраты сократятся.
) Перед тем как контролировать расход горюче-смазочных материалов, выберите подходящий вариант решения этого вопроса. Например, установите на машины навигаторы, поддерживающие навигацию GPS или ГЛОНАСС. Они зафиксируют километраж, маршрут. Можно выбрать датчики давления или уровня топлива в бензобаке. Вариантов – много. Главное, чтобы они подходили под ваш бюджет.
) Работу по внедрению системы учета топлива начинайте с упорядочивания бухгалтерских документов – ведомостей, накладных.
) Попробуйте поработать с программой 1С. Фиксируйте в ней все расходы, сравнивайте данные за неделю, месяц, квартал, анализируйте информацию.
) Если вы сделаете все правильно, то буквально за один месяц полностью решите проблему излишнего списания топлива.